Durf jij missiegedreven te escaleren?

Marloes Michels, afdelingshoofd Expertise bij de directie Ruimte en Duurzaamheid van de Gemeente Amsterdam, ziet vruchtbare grond voor het realiseren van de klimaat- en energietransitie in Amsterdam. Marloes: ‘De urgentie van de opgaven groeit, bij de samenwerkende partners is het bewustzijn aanwezig dat we moeten samenwerken, én de wisseling van het College geeft ons de kans om ook bestuurlijk nog eens goed en integraal voor te leggen wat er nodig is om tot uitvoering te komen.’

Wat is momenteel de belangrijkste opgave binnen Koppelkansen?

We delen mooie ambities met elkaar, maar lopen vast in de uitvoering bij gebrek aan nieuwe passende werkprocessen. Die moeten we met elkaar uitvinden in de praktijk. De huidige projectaanpak is niet altijd geschikt voor dit type opgaven. Daarom hebben we Koppelkansen in het leven geroepen. Wat mij betreft is de belangrijkste opgave voor dit jaar om samenhang aan te brengen in activiteiten, te zorgen voor doorwerking van opgedane inzichten en innovaties, maar ook: inbedding van de nieuwe manier van (keten)samenwerken. Dit vraagt ook om andere competenties; we spreken in feite van een nieuw systeem, met bijbehorende nieuwe cultuur en gedrag.

Welke verandering is nodig?

Als het aankomt op ‘doen’, kijken we naar elkaar en vragen: wie is hiervan? Dan vinden we dat die ander iets moet gaan doen. Wie verder praat, komt erachter dat deze samenwerkingen vragen om gedeeld eigenaarschap. Daar horen andere vragen bij, zoals: wie heb je nodig? Wat moeten we samen regelen, en wat moet ieder in de eigen organisatie regelen? Zo ontstaat samenwerking vanuit nieuwe rollen, taken en verantwoordelijkheden – een nieuwe structuur en cultuur.

Uit de leergang blijkt dat het management de boot soms afhoudt

Projectleiders en managers vinden innovatie mooi, maar hebben soms liever dat deze elders plaatsvindt. Zo probeert iedereen de complexiteit voor zichzelf beheersbaar te houden. Begrijpelijk, maar zo komt er geen verandering. Dus aan ons als directeuren de taak om die projectleiders en managers het comfort te geven om wél te willen en kunnen innoveren. Niet elk project is uiteraard de juiste plek voor innovatie. Er moet een bewuste afweging komen. De vraag is wat mij betreft of je vanuit onze gedeelde ambitie vanuit projecten als medewerker ook missiegedreven durft te escaleren. Daarmee bedoel ik: voel je als medewerker de ruimte om een regel of hokje ter discussie te stellen als dat nodig is om de gezamenlijke opgave waar we voor staan verder te brengen?

Wat is de rol van het directeurenoverleg hierin?

Ook op directieniveau is wisselwerking nodig. Dus ook wij stellen processen en patronen ter discussie, en verplaatsen ons in het perspectief van de ander. Voor mij zit de meerwaarde van het directeurenoverleg Koppelkansen vooral in de reflectie, en de betrokkenheid hierbij van de wetenschap. We reflecteren in Amsterdam veel te weinig op ons eigen handelen en gedrag. Koppelkansen is daarom uitzonderlijk en heel waardevol. Dit vraagt van ons om nieuwsgierig naar elkaar te zijn en tijd en ruimte te nemen voor onderzoek naar vragen als: waar lopen we tegenaan? Wat is de vraag achter de vraag? Waar zit de beweging en ruimte voor verandering?

Wat is jullie grootste lering?

We zijn in de valkuil getrapt om te veel tegelijk te willen doen. Dan is het gevaar dat er niets afkomt, en je meer aan het praten bent dan aan het doen. Complexiteit is ook; simpel maken, en focus aanbrengen. Dat is wat we nu doen. De kunst is om in deze fase niet té pragmatisch te worden, en te denken dat we alles kunnen regelen met een paar strakke afspraken. Het is belangrijk te blijven uit- en inzoomen, en beide perspectieven te verbinden. Blijven oefenen met de vraag: wat schuurt er? Als dit goed in beeld is, kunnen we de vervolgvraag stellen: hoe kunnen we hiermee omgaan? Dit is de cultuur en het gedrag dat we willen laten inbedden in en tussen organisaties.

Hoe kan het directeurenoverleg nog productiever worden?

Laten we daartoe vooral de complexiteit blijven opzoeken in het directeurenoverleg, en blijven reflecteren op onze eigen gedragspatronen. Schurende gesprekken zijn nodig! Er zijn voldoende tafels waar het om de inhoud draait, laten we aan deze tafel vooral de systemische bril blijven opzetten. Ik wens dat we het onszelf gunnen om vanuit oprechte nieuwsgierigheid naar de ander en gezamenlijke betrokkenheid bij de opgaven te blijven leren met en van elkaar. Het productiever maken van de samenwerking zit vooral ook op individueel niveau: elk van ons dient de focus, inzichten en afspraken uit het Koppelkansen-overleg te vertalen naar handelingsperspectief voor de medewerkers in de eigen organisatie.